PERPUSTAKAAN DIGITAL

APA ITU PERPUSTAKAAN DIGITAL ?

Oleh : Muhammad Masrohan, MPd.

Perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, audio dan video dalam bentuk elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan internet. Istilah perpustakaan digital atau digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library.

Perpustakaan digital atau E- Library is a comprehensive digital for information seekers of all ages. Users can do business research, use it for homework, get background materials for term papers, find out about both current and historical events, and more, all in one vast database designed for both depth of content and simplicity of interface.

Kata kunci dari definisi di atas adalah “a comprehensive digital for information seekers” yang mempunyai arti digital secara menyeluruh untuk pencari informasi. Jadi yang di”digitalkan” dalam konteks perpustakaan, tidak hanya data bibliografi dan layanannya, tetapi menyangkut semua aspek termasuk isinya (full text).

Beberapa pengertian lain dari Perpustakaan Digital adalah :

1. Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan objek informasi yang mendukung akses objek informasi tersebut melalui perangkat digital. (Sismanto, 2008)
2. Perpustakaan Digital adalah koleksi data multimedia dalam skala besar yang terorganisasi dengan perangkat manajemen informasi dan metode yang mampu menampilakan data sebagai informasi dan pengetahuan yang berguna bagi masyarakat dalam berbagai konteks organisasi dan sosial masyarakat. (Griffin, 1999)
3. Digital library is a managed collection of information, with associated services, where the information is stored in digital formats and accessible over a network (perpustakaan digital adalah kumpulan informasi yang dikelola, dengan layanan asosiasi dimana informasi disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan). (william arm)
4. Digital libraries are collections containing fixed, permanent documents which are based on digital technologies and are used by individuals working alone (perpustakaan digital adalah koleksi yang mengandung dokumen permanen yang didasarkan pada teknologi digital dan digunakan oleh individu yang bekerja sendiri). Levy and Marshall (1995)
5. Perpustakaan digital adalah koleksi perpustakaannya sudah dominan dalam bentuk digital. Koleksi digital ada dua kemungkinan, a). Koleksi tersebut tersedia di perpustakaan dalam bentuk bentuk digital  yang terpasang dalam perangkat keras perpustakaan dan b). Koleksi tersebut tidak tersedia di perpustakaan, tetapi dapat diakses melalui perpustakaan (zulfikar zen).

Pengelolaan Perpustakan Digital

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku, kemudian muncul perpustakaan modern yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian koleksi buku yang disimpan di perpustakaan.

Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital.

Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. 

Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan.

Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan.

Transformasi Pustakawan

Sebetulnya yang paling memerlukan dan yang harus pertama kali melakukan transformasi di era pengetahuan ini adalah pustakawan. Menambah nilai pada informasi dan pengetahuan, manajemen pengetahuan, information literacy training, multi-fungsi, dsb.; semuanya ini memerlukan kemampuan yang lebih dari sekedar pengetahuan dan ketrampilan di bidang teknologi informasi dan bidang-bidang pengetahuan yang digeluti pengguna. Ini adalah kemampuan untuk melihat dan memanfaatkan berbagai potensi teknologi informasi dan pengetahuan untuk sebanyak mungkin peningkatan kuantitas dan kualitas siklus pengetahuan. 

Konsep Perpustakaan Digital

Perpustakaan modern di masa depan mempunyai kriteria yang patut dijadikan perhatian untuk melangkah kepada eksistensi perpustakaan digital di era informasi. Perubahan jaman menuntut perpustakaan untuk melakukan perubahan juga. Tidak terkecuali layanan yang diberikan. Tidak mustahil jika sekarang beberapa jenis perpustakaan sudah mulai merintis kliping elektronik, katalog online, pembuatan situs perpustakaan dan berbagai aktivitas lainnya.

Aktivitas ini diharapkan akan terus berkembang dengan aktivitas-aktivitas kreatif lainnya. Karena dengan pemanfaatan teknologi informasi, aktivitas akan semakin efektif dan efisien. Efektif, karena dengan teknologi informasi maka informasi akan dihasilkan secara benar dan akurat. Efisien, karena dengan teknologi informasi masalah waktu dalam menghasilkan dan mengemas informasi dapat dilakukan secara cepat dan mudah.